01 ── はじめに
FAX回線を、わざわざ引く時代ではなくなりました
新しく会社や事業所を立ち上げるとき、FAXのために回線を1本契約し、FAX機能つきの複合機を選び、紙とトナーを用意する。少し前まで当たり前だったこの準備に、「本当に必要だろうか」と立ち止まる方が増えています。
先に結論をお伝えします。FAXの「番号」は残して、回線と機械は持たない。受け取ったFAXは Google ドライブに保存して、必要な社員で共有する。この組み方なら、FAXのための設備をほとんど持たずに済みます。
02 ── それでも残るもの
それでも、FAX番号は無くせない
メールやチャットが主役になった今でも、FAXが必要な業種は多くあります。注文書や発注書、見積りの依頼、各種の届け出や申込書。取引先から「FAXで送ります」と言われたときに、番号が無いと仕事が止まってしまいます。
使う回数は多くない。けれど、番号が無いと困る。必要なのはFAXの「機械」ではなく、FAXの「番号」だという会社が増えているのです。
03 ── 番号だけ持つ
回線を引かずに、番号だけを持つ
eFax のようなインターネットFAXのサービスを使うと、電話回線もFAX機も用意せずに、FAX番号を持つことができます。相手はいつもどおりFAXを送るだけ。こちらには、受信したFAXがPDFなどのファイルになって、メールで届きます。
こちらからFAXを送りたいときも、そのサービスの画面やメールから送れます。紙に印刷して、機械の前まで歩く必要はありません。
04 ── 届いた先の問題
メールで届くだけでは、まだ足りません
ここで一つ、気をつけたい点があります。受信したFAXが届くのは、登録したメールアドレスです。そのままでは、届いたFAXを見られるのは、そのメールを受け取った人だけになります。
担当者が休みの日に届いた注文書に、誰も気づかない。半年前のFAXを探そうとして、メールの受信箱をさかのぼる。担当が替わったら、過去のFAXが引き継がれない。紙のFAXなら複合機のトレイを見れば誰でも気づけたことが、かえって見えにくくなってしまいます。
05 ── G DOCK の役割
転送先を、G DOCK にする
そこで、インターネットFAXの受信メールの転送先を G DOCK にします。すると、届いたFAXは御社の Google ドライブの決めたフォルダへ、自動で保存されます。
フォルダを共有しておけば、必要な社員の全員が同じFAXを見られます。事務所でも、外出先でも、自宅でも、パソコンやスマートフォンから確認できます。誰か一人のメールボックスに閉じ込められることがありません。
役割を分けると、こうなります。FAXを「受け取る」ところまでがインターネットFAX。受け取ったFAXを「保存して、みんなで使える形にする」のが G DOCK です。この2つを組み合わせると、複合機にFAX機能は要らなくなります。
06 ── 実際の運用
すでに、この形で動いています
これは机の上の話ではありません。G DOCK をお使いいただいている BtoBの卸売企業さまでは、インターネットFAXで受信したFAXのメールを G DOCK へ転送し、Google ドライブに保存して社内で共有する形で、日々の業務を回しています。
取引先は、これまでと同じようにFAXを送るだけです。送る側に何かをお願いする必要がないことも、この組み方の良いところです。
07 ── 大きな組織でも
会社が大きくなっても、同じ仕組みで広げられます
この組み方は、小さな会社だけのものではありません。拠点や部署ごとにFAX番号を持ち、番号ごとに保存先のフォルダを分ければ、同じ仕組みのまま規模を広げられます。拠点が増えても、回線工事や機械の設置は要りません。番号とフォルダを足すだけです。
届くFAXの量が増えてきたら、AIが中身を読んで名前をつけ、書類の種類や取引先ごとに仕分ける G DOCK AIファイリング を足すこともできます。拠点の数が多い場合や、仕分けのルールを御社に合わせて細かく決めたい場合は、大規模処理向けのカスタマイズでご相談に乗ります。
FAXをやめるのではなく、FAXのための回線と機械をやめる。番号は残したまま、受け取り方だけを変える。これから事業を始める会社にも、FAXの設備を見直したい中堅・大企業にも、現実的な選択肢だと私たちは考えています。
※ G DOCK は受信したFAXの保存と共有を担います。FAXの送信は、ご契約のインターネットFAXサービスの機能をご利用ください。
※ ご利用には、受信したFAXをメールで転送できるインターネットFAXサービスが必要です。
※ Google、Google ドライブ は Google LLC の商標です。eFax は各社の商標または登録商標です。
FAX番号は残して、回線と機械を手放しませんか。
これからFAX番号を取る会社も、いまのFAX設備を見直したい会社も。受け取ったFAXを Google ドライブで共有する形への移り方から、ご相談に乗ります。
