G DOCK Cloud Fax｜受信FAXを紙にせず、FAX番号ごとにクラウドへ自動保存

SOLUTION 01｜G DOCK Cloud Fax

そのFAX、
まだ紙で届いていますか。

受信したFAXを印刷せず、そのままクラウドのフォルダへ。FAX番号ごとに届く先を決めておけば、受注のFAXは受注担当へ、経理宛ては経理へ、最初から分かれて届きます。

外出先でも、在宅でも、別の拠点からでも。スマートフォンやパソコンで、届いたFAXをすぐ確認できます。

• FAXのペーパーレス化
• 受信FAXをクラウドに自動保存
• FAX番号ごとの振り分け
• 複数拠点のFAXを一元管理

こんな現場のためのソリューションです

• 受信したFAXが複合機のトレイに溜まり、誰宛てか仕分けるところから一日が始まる
• FAXを確認するためだけに出社している、または事務所に電話して読み上げてもらっている
• 拠点ごとにFAXがあり、本社からは何が届いたか見えない
• 取り忘れ・紛失・誤廃棄で、注文や申込みを取りこぼしたことがある
• 取引先の都合でFAXはやめられないが、紙のまま扱うのはもうやめたい

FAXそのものをやめる必要はありません。変えるのは、届いたあとの行き先です。

しくみ：FAX番号ごとに、届く先のフォルダを決める

たとえば、番号と部署の組み合わせをこう設計します。

回線とアカウントの組み合わせで保管先を分けるので、フォルダごとに「誰が見られるか」も決められます。経理宛てのFAXは経理の担当者だけ、拠点のFAXはその拠点と本社だけ、という分散管理ができます。

入れると、変わること

• 紙を仕分ける作業がなくなる　届いた時点で担当ごとのフォルダに入っています。
• FAXのために出社しなくていい　外出先や在宅でも、届いたFAXをその場で確認できます。
• 取りこぼしが減る　トレイからの取り忘れや、ほかの書類に紛れての紛失が起きません。
• 拠点のFAXが本社から見える　離れた拠点に届いたFAXも、同じ場所で確認できます。
• あとから探せる　受信したFAXはクラウドに残るので、過去の受信分をさかのぼって確認できます。
• 印刷が減る　必要なものだけを印刷すればよくなります。

導入事例

業種ごとの使い方（導入イメージ）

※ 業種別の例は、導入の形をイメージしていただくためのものです。

ほかのソリューションとの違い

始め方

受信したFAXをPDFにしてメールで転送できる複合機・FAX機なら、いまの機器のまま始められます。FAX番号も変わりません。

• FAX番号の変更 — 不要
• 新しい複合機の購入 — 不要
• サーバーの新設 — 不要
• 取引先への連絡 — 不要

料金は、保存先のフォルダの数で決まる月額制です。1つのフォルダから始められます。→ 料金プランを見る（G DOCK スタートプラン）

よくあるご質問

いまのFAX番号は、そのまま使えますか。

使えます。受信のしかたは変わらず、受信したあとの行き先だけが変わります。

どんな複合機・FAX機でも使えますか。

受信したFAXをPDFにしてメールで転送できる機器であれば使えます。【要確認：断定表現の可否】お使いの機種が対応しているか分からない場合は、型番をお知らせください。

FAXの送信にも使えますか。

【要確認：送信への対応有無】

届いたFAXを、中身で仕分けることはできますか。

G DOCK Cloud Fax は、FAX番号ごとに保存先を分ける形です。FAXの中身を読んで取引先や書類の種類で仕分けたい場合は、G DOCK AIファイリングをお選びください。あとから切り替えることもできます。

保存したFAXは、誰が見られますか。

フォルダごとに、見られる人を決められます。権限は御社の Google Workspace の設定に従い、Google の企業向けセキュリティのもとで扱われます。

以前の「CloudFax for Google」を使っています。

G DOCK Cloud Fax は、CloudFax for Google を引き継いだサービスです。【要確認：既存のご契約者さまの扱い（そのまま継続／切り替えのご案内）】

※ Google、Google ドライブ、Google Workspace は Google LLC の商標です。