御社の書類のルールに、
AIのほうを合わせる。
拠点が10を超え、複合機が数十台、届く書類は一日に数百枚。そういう組織では、決まった型のパッケージがそのまま合うことはまずありません。書類の種類も、名前のつけ方も、保管の決まりも、会社ごとに違うからです。
G DOCK のすべてのしくみを土台に、規模の組み方とAIの判断ルールを、御社の実際の書類に合わせて設計します。
こんな組織のためのソリューションです
- 支店・営業所・物流センターと拠点の種類が多く、拠点ごとに書類の流れが違う
- 書類の種類が多く、「請求書」「見積書」程度の分け方では足りない
- 取引先ごと、案件ごと、工事ごとに、社内で決まった名前のつけ方がある
- 一日に数百枚を超える書類やFAXが届き、仕分けだけで人が張りついている
- メーカーの違う複合機やFAXが、拠点ごとに混在している
- 情報システム部門の手を、これ以上増やせない
設計できること
規模と入口
拠点の数、複合機の台数、FAXの回線。複合機・FAX・小型スキャナが混在していても、ひとつの仕組みにまとめます。
AIの判断ルール
どの書類をどう見分け、どの項目を読み取るか。御社の書類の実物をもとに決めます。
名前と置き場所
ファイル名に入れる項目と順番、フォルダの階層、数十から百を超える仕分け先まで設計します。
見られる人
部署・拠点・役職ごとに、どのフォルダを誰が見られるかを決めます。
判断に迷った書類をどう扱うか（確認用のフォルダに入れる、担当者に知らせる、など）も、運用に合わせて決めます。
導入事例
拠点をまたぐたび行方不明になっていた書類を、
150台ぶん、ひとつに束ねた。
支店で、営業所で、物流センターで、毎日生まれる見積書、納品書、契約書、FAX、領収書、請求書、現場の日報。スキャンした書類は各自のパソコンに置かれたまま、FAXは届いた拠点でしか見られない。拠点をまたぐたびに、書類が行方不明になっていました。
行ったのは、150台の複合機の「スキャンの宛先」と「FAXの転送先」を設定し直すことだけです。AIが書類を読み、名前をつけ、数十から百を超えるフォルダへ振り分けています。
- 拠点 — 全国50
- つないだ複合機 — 150台
- 新しく買った複合機 — 0台
- 新しく置いたサーバー — 0台
注文書の名前に、
商品と数量と金額まで入れる。
FAXサーバーが使えなくなり、受注FAXの受け皿を探していた卸売企業さま。標準の命名ルールでは足りず、注文書の中の細かい項目までファイル名に入れる形を個別に設計しました。
注文元_発注日_商品名_数量_金額.pdf誰が、いつ、何を、いくつ、いくらで。ファイルを開かずに、名前だけで受注の中身が分かります。
→ 詳しくは G DOCK AIファイリング の導入事例で
進め方
伺う
拠点と機器の構成、届く書類の種類と量、いまの保管の決まりを伺います。
実物で設計する
実際に届いている書類を使って、命名と仕分けのルールを組みます。
設定を変える
複合機の送り先とFAXの転送先を設定し直します。機器の入れ替えも工事もありません。
運用しながら整える
動かしてみて見分けにくい書類が出たら、判断ルールを調整します。
運用開始までの期間は、規模によって変わります。1拠点への設置だけなら2〜3日、全社での運用開始はおおむね1か月が目安です。全拠点の担当者への説明と定着まで含める場合は、数か月かけて拠点ごとに広げていく進め方もできます。
標準パックとの違い
標準パック（01〜03）
- あらかじめ用意した書類の種類と命名ルール
- 拠点・台数が少ない構成
- 月額の料金プラン
大規模処理向けカスタマイズ
- 御社の書類に合わせた判断ルールと命名ルール
- 10拠点以上、多数台、大量処理の構成
- 複合機・FAX・小型スキャナの混在
- お見積りベース
拠点が10に満たなくても、標準の型では足りないルールが必要な場合は、こちらでご相談を受けています。
ほかのソリューション
費用と、かからないもの
- 新しい複合機の購入 — 不要
- サーバーの新設 — 不要
- ネットワークの引き直し — 不要
- 導入時のインフラ構築費 — 0円
費用は、拠点と機器の数、処理する書類の量、判断ルールの細かさで変わるため、お見積りでお出しします。最初のヒアリングは無料です。
よくあるご質問
何拠点から、このカスタマイズの対象になりますか。
目安は10拠点以上です。拠点がそれより少なくても、書類の種類が多い、命名のルールが細かいなど、標準の型では足りない場合は対象になります。
メーカーの違う複合機が混在していても使えますか。
使えます。全国50拠点・150台の事例でも、すでにあった複合機をそのまま使っています。メールでファイルを送れる機器であれば、メーカーは問いません。【要確認：断定表現の可否】
導入までに、どのくらいかかりますか。
1拠点への設置だけなら2〜3日、全社での運用開始はおおむね1か月が目安です。拠点が多い場合は、先に一部の拠点で始め、担当者への説明と定着を見ながら数か月かけて広げていく進め方もできます。
運用を始めたあとで、ルールを変えられますか。
変えられます。新しい書類が増えた、フォルダの分け方を変えたい、といった変更にも、判断ルールの調整で対応します。【要確認：変更時の費用の扱い】
AIが読み間違えることはありませんか。
あります。読み取りの精度は100%ではありません。だからこそ、見分けにくい書類の扱いを最初に決め、運用しながら判断ルールを整えていきます。
社内の既存システムと連携できますか。
標準でご提供するのは、Google ドライブへの保存までです。保存したファイルの情報をほかのシステムでも使いたい場合は、データの受け渡し方を含めて個別にご相談ください。
拠点の数、機器の台数、届く書類の種類。
それを伺えば、御社に合わせた構成をご提案します。
