G DOCK 拠点スキャン｜全国の小さな拠点の書類を、小型スキャナで本社へ自動集約

SOLUTION 03｜G DOCK 拠点スキャン

全国の小さな拠点に、
“紙の内線”を一本ずつ。

2〜3人で回している営業所、事業所、店舗。そこで生まれる申込書や契約書、日報を、郵送や写真で送ってもらう必要はもうありません。各拠点に小型スキャナを一台置けば、ボタンひとつで本社の管理フォルダに届きます。

複合機を置くほどではない拠点のための、いちばん小さな入口です。

• 多拠点の書類回収
• 拠点から本社へ自動集約
• 小型スキャナとセット
• AIでの仕分けも追加可能

こんな組織のためのソリューションです

• 拠点で受け取った申込書や契約書を、月末にまとめて本社へ郵送してもらっている
• スマートフォンで撮った書類の写真が、メールやチャットでばらばらに届く。ファイル名も保存先もそろわない
• 1拠点は2〜3人。複合機を置くほどの量はないが、書類は毎日出る
• 本社の管理部門が、受け取り・確認・転記・ファイリングに追われている
• 拠点ごとに送り方が違い、届いたのか、まだなのかが分からない

拠点の数が増えるほど、書類を「集める」こと自体が仕事になります。G DOCK 拠点スキャンは、その集める手間を、各拠点のボタンひとつに置き換えます。

しくみ：拠点で押すだけ、本社に届く

たとえば、本社の管理フォルダはこう分かれます。

拠点ごとのフォルダに集めるだけでも、本社の手間は大きく減ります。さらに、届いた書類の中身をAIが読み、書類の種類や日付で名前をつけて仕分けるところまで足すこともできます。

なぜ、複合機ではなく小型スキャナなのか

• 置き場所 — 机の上で足りる
• 拠点の担当者 — ITの知識は不要
• 拠点の追加 — 一台届けて終わり
• 本社の作業 — 受け取りと転記がなくなる

1拠点が2〜3人の組織では、複合機は大きすぎます。かといってスマートフォンの写真では、読みにくさも保存先もばらつきます。机に置ける小型スキャナなら、拠点の負担を増やさずに、本社が扱いやすい形で書類をそろえられます。

業種ごとの使い方（導入イメージ）

※ 業種別の例は、導入の形をイメージしていただくためのものです。

ほかのソリューションとの違い

始め方

スキャナはご購入のほか、複数の拠点にまとめて導入する場合はリースもご利用いただけます。費用は、拠点の数と、AIでの仕分けを加えるかどうかで変わります。拠点の状況を伺ったうえで、お見積りをお出しします。

よくあるご質問

拠点にパソコンがなくても使えますか。

使えます。拠点に置くスキャナは、パソコンを通さずに、スキャナ単体でネットワーク経由で送信できる機種を前提にしています。拠点ではスキャナを電源とネットワークにつなぐだけで、パソコンがなくても本社へ届きます。

どのスキャナを使いますか。手持ちのものでも使えますか。

スキャンしたデータをメールで送信できる機種であれば使えます。お手持ちのスキャナも、この条件を満たしていればそのままお使いいただけます。対応しているか分からない場合は、機種名をお知らせください。新しく導入する場合は、拠点の使い方に合った機種をご提案します。

スキャナは購入ですか、リースですか。

ご購入いただけるほか、複数の拠点にまとめて導入する場合はリースもご利用いただけます（1台だけのリースはお受けしていません）。納品の方法も、拠点の数や体制に合わせてご提案します。

拠点が増えたり、減ったりしたときは。

拠点を増やすときは、スキャナを一台足し、本社の管理フォルダに拠点のフォルダを一つ足すだけです。【要確認：拠点を減らすときの扱い】

AIを使わずに、集めるだけでも使えますか。

使えます。拠点ごとのフォルダに集めるところまでで始めて、あとからAIでの仕分けを加えることもできます。

集めた書類は、誰が見られますか。

保存先は御社の Google ドライブです。見られる人はフォルダごとに決められ、Google Workspace の権限設定に従います。各拠点からは自分の拠点の分だけ、本社からは全拠点分、という分け方もできます。