「あの契約書、どこいったっけ。」
この一言を、全国の拠点分、毎日繰り返している会社があります。支店で、営業所で、物流センターで。見積書も納品書も契約書もFAXも、毎日生まれ続けている。
スキャンした書類は、担当者のパソコンのデスクトップに置かれたまま。FAXは、届いた拠点でしか見られない。
この会社に私たちが入れたのは、新しい機械でも、新しいサーバーでもありませんでした。
01 ── 入れなかったもの
新しい複合機、0台。新設したサーバー、0台。
全国50拠点、複合機150台。この規模の書類をひとつのクラウドに束ねるにあたって、私たちが買い足してもらったものはこれだけです。
- 新しい複合機0台。いま使っている機械を、そのまま使い続けます。
- 新設したサーバー0台。置き場所も、その後の保守も発生しません。
- ネットワークの引き直しなし。工事のために業務を止める必要がありません。
- インフラ構築費0円。導入の判断が、稟議の重さに潰されません。
やったことは、すでにあった複合機の「スキャンの宛先」と「FAXの転送先」を設定し直しただけです。そのうえで、届いた書類をAIが読み、内容に応じて数十から百を超えるフォルダへ自動で振り分ける仕組みを載せました。
経営層や各部門の責任者ごとに専用フォルダを設けてあるので、権限のない人には見えません。部門をまたぐ書類も、送り先を考える必要がありません。
設定を変えただけで、150台が1つのファイリング装置になりました。
02 ── 現場がやること
スキャンボタンを、1回押すだけです。
領収書、請求書、契約書、現場の日報。種類を分けずにまとめて複合機にセットして、ボタンを1回。それだけです。
そのあと、これまで人がやっていた4つの作業が、なくなります。
- ファイル名を打たないAIが中身を読み、取引先名・日付・書類種別から、あとで探せる名前をつけます。
- 保存先を選ばない内容に応じて、対応するフォルダへ自動で仕分けられます。
- PCを立ち上げない専用アプリの操作も、都度のログインも必要ありません。
- 共有相手を選ばないフォルダごとに権限が設定されているので、必要な人にはすぐ届き、それ以外には見えません。
スキャン_0001.pdf
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2026-08-17_請求書_山田商事.pdf
事務スタッフが毎日手作業でやっていた仕分けと名前づけが、実質ゼロ秒になります。
いま他社の機械を使っていても
他社製の複合機やスキャナー、ScanSnap のような小型機からでも始められます。既存の機器をそのまま活かせるので、入れ替えを前提にした大がかりな提案とは別の選択肢になります。全国どこでもご提供できます。／ データは暗号化して送信されます。
03 ── 入口
いちばん速い入口を、日本HPと。
この仕組みの「入口」として、私たちは株式会社日本HPのA3カラー複合機「HP Color LaserJet Managed MFP E786dn」に着目しました。
毎分180ページの両面同時読み取り。セキュリティ機能「HP Wolf Security」を標準搭載。この機械は、単に紙を出すためのプリンターではありません。紙の情報をデータとしてクラウドへ取り込む、入口として働きます。
複合機の業界は長いあいだ、「1枚印刷するごと」に課金するモデルで競争してきました。けれど企業が本当に求めているのは、印刷コストが少し下がることではないはずです。文書管理という仕事そのものが、消えることでしょう。
紙を出す機械から、情報を取り込む機械へ。
04 ── 秋葉原で
説明より、一度押してみてください。
2026年9月1日、秋葉原にショールームをオープンしました。ここまで書いてきた流れを、そのままご自身の手で確かめられます。
お手元の書類をお持ちいただければ、その場でスキャンします。名前がつき、フォルダに収まるところまで、目の前で起きます。既存の複合機やスキャナーからデータが流れ込むところも、実機でご覧いただけます。
営業時間は平日の午前9時から午後6時（土日祝は定休）。デモの準備がありますので、事前のご予約をお願いしています。
この取り組みは、2026年9月1日にプレスリリースとして発表しました。発表の全文は PR TIMES でご覧いただけます。
