「FAXはオワコンか？」── 3年前、当社はそう書きました。
3年ほど前、私たちはこのnoteに「FAXはオワコンか？いやいや、まだまだ。」というタイトルのコラムを書きました。
https://note.com/sagas_note/n/n1fd299e6321a
要旨はこうでした。一般家庭ではFAXは確かに減り続けているが、ビジネスシーンではまだまだ現役。手書きの原稿をそのまま離れた相手に届けられる通信手段は、結局のところFAX以外にない。だから「オワコン」とは呼べない ── そんな話でした。
3年経って、いま、当社の認識は少し変わってきました。「オワコンとは呼べない」どころの話ではなかった。むしろ、大企業ほど、いま、FAXに溺れかけている。 そんな現場を、最近、続けて見るようになりました。
今日は、そのお話をさせてください。
日本の商習慣は、まだまだFAXで回っている
業界の内側からお伝えすると、日本のビジネスの相当大きな部分は、いまもFAXで動いています。
注文書、注文請書、納品書、請求書 ── BtoBの基本的な書類のやり取りが、業界によっては、いまだに全部FAXです。建設、製造、卸売、医療、不動産、運送 ── 業界を挙げればきりがありません。「いまどきFAXか」と笑える業界よりも、「FAXがないと仕事にならない」業界のほうが、実はまだ広いのです。
そして、これらの業界の中の 大企業や中堅企業ほど、受信するFAXの枚数は膨大です。 全国に支店や営業所を構える会社さんなら、回線も拠点ごとに何本も持つことになります。1日あたり、会社全体で数百枚、千枚規模のFAXを受け取っている、というケースも珍しくありません。
この大量のFAXを誰がさばくのか。今日のテーマはここからです。
「PDF化」「メール転送」までは、業界もすでに解決済みです
念のため、業界の最新事情をお伝えしておきます。
「受信FAXを紙に出さずに済むようにしたい」── これだけのニーズであれば、すでにほとんどの複合機メーカーが対応しています。受信FAXを自動でPDFにする、社内のメールアドレスに転送する、ファイルサーバーの所定フォルダに保存する ── このあたりは、最近の業務用機種ならどれも標準機能です。前回のコラムでご紹介した当社の「CLOUD FAX for Google」も、このカテゴリーで提供してきたサービスです。
つまり「ペーパーレス化」だけなら、もはや課題ではありません。
では、何が課題なのか。
本当のボトルネックは「見て・判断して・仕分ける」だった
ここからが本題です。
受信したFAXをPDFにする、ここまでは機械にやらせることができます。ところがその次、「この1枚は何の書類なのか」を見て、「どの部署の、誰宛てなのか」を判断して、「どこに仕分けるのか」を決める ── この工程だけは、これまで、人にしかできない仕事でした。
ここに、本当のボトルネックがあります。
大企業ではさらに複雑です。受信したFAXがどの支店・営業所のどの回線に届いたものなのか、その回線が何のための回線なのか（営業窓口なのか、お客様窓口なのか、特定の取引先専用なのか）、そういった「文書の中身に書かれていない情報」も踏まえて仕分けないと、正しい担当者に届きません。さらに、ある拠点で受信したFAXは、基本的にその拠点のスタッフでないと扱えない。これも面倒な制約です。
これを人の手でやろうとすると、冗談ではなく、スタッフ数人がかかりっきりになります。一日のうちの何割かを、この「FAXの仕分け」だけに使っている人がいる。それも、複数人で。
ざっくり試算してみましょう。FAX仕分け業務に2人が一日3時間ずつ充てているとすると、月あたりおよそ240時間。これを時給2,500円換算（社員さんの時間単価としては控えめな水準です）で計算すると、月60万円。年間720万円。これがすべて「FAXをさばく」ためだけに消えていることになります。
これ、ご担当者さんが意識されていないだけで、結構な金額です。
複合機メーカーのソリューションも、ある。ただし重い。
もちろん、この問題は各複合機メーカーも当然認識していて、それぞれにソリューションを展開しています。
ただ、業界の内側で見ていて感じるのは、メーカー系のソリューションは どうしても「重く」なりがち だということです。専用のFAXサーバーを立てたり、業務システム側を作り込んだり、自社の複合機に縛られる形で導入を進めたり。導入には数百万から数千万円規模の予算と、半年から1年単位のプロジェクトが必要になることが多い。
これでも、本当に大規模な会社さんなら投資対効果は出ます。出るのですが、「もう少し軽くて、安くて、すぐ動くものはないのか」というニーズに対する選択肢が、長らくありませんでした。
そこで、当社のGDOCKです
ここから、当社の話をさせてください。
私たちが提供しているドキュメントソリューションブランド「GDOCK」では、まさにこの「軽くて、安くて、すぐ動く」帯のFAX自動仕分けソリューションを提供しています。
仕組みはシンプルです。FAX機・複合機・電子FAX（クラウド型のFAX送受信サービス）── どこから受け取ったFAXでも構いません。そこから受信FAXのデータを、Googleドライブの所定の場所に転送する設定だけしていただきます。それだけ。
あとは私たちのサービスが、こう動きます。
まず、受信FAXがどの回線から届いたものかを認識し、回線ごとに用意したフォルダへ自動で振り分けます。次に、それぞれのFAXの中身をAI(Gemini)が読み解きます。「これは注文書」「これは請求書」「これは納品書」── そう判別したうえで、適切なサブフォルダに移動させ、ファイル名も「◯◯社_注文書_2026XXXX」のような形に整えてくれます。
結果として、朝出社したときには、その日のFAXがもう「仕分け終わっている」状態になっています。 人がやっていた「見て・判断して・仕分ける」が、まるごとクラウドの中で済んでしまうのです。
機械を選ばず、規模を選ばず、拠点を越える
GDOCKのFAX連携ソリューションには、いくつか業界の中で特徴的なポイントがあります。
機種を選びません。 受信FAXをメール転送できる機種であれば、メーカーを問わずほとんど対応できます。複合機を入れ替える必要はありません。お使いの機械のまま、設定の追加だけで動き始めます。
規模を自由に設計できます。 1回線の小さなお客様から、数十、数百回線をお持ちの大企業まで、同じ仕組みで対応できます。クラウド上のフォルダ構成とAIへの指示を調整するだけで、スケールが伸びます。専用サーバーを立てる必要はありません。
複数拠点を、一箇所で見渡せます。 全国の支店・営業所で受信したFAXを、本社で一元管理することができます。逆に、拠点ごとに独立した運用にすることもできます。Googleドライブの共有設定で、どこまで誰に見せるかを、フォルダ単位で柔軟に設計できます。
専用システムも、専用サーバーも、要りません。 既存の基幹システムや業務システムを入れ替える必要はありません。FAXまわりの「ここだけ」を、ピンポイントで楽にする ── そういう導入の仕方ができます。
ポイントは「AIが中身を理解する」こと
仕組みの中で、最も大事なポイントを最後に強調させてください。
このサービスが従来のFAX管理システムと決定的に違うのは、AIが文字を読み取るだけでなく、内容を理解している という点です。OCRは「ここに書いてある文字」を抽出してくれますが、「これが注文書なのか請求書なのか」までは判断できません。判断するためには、文書全体の構造、語彙、文脈を踏まえる必要があります。それができるのが、いまのAI(Gemini)です。
だからこそ、「仕分け」と「リネーム」に、ちょうど良い情報が掴めるのです。
ちなみに、ご心配される方が多いポイントなので念のためお伝えしておくと、Google Workspaceの企業契約環境では、お客様のGoogleドライブに置かれたデータも、Geminiが読み解いた内容も、いわゆるAIの学習には使われません。これはGoogleの規約として明示されています。「便利だけど不安」ではなく、「便利で、しかも安全」 がきちんと両立する設計です。
それから、保存容量についても申し上げておきます。Googleドライブの容量は、契約プランによりますが、実質的にはほぼ無限に拡張できます。「サーバーがいっぱいになるから、古いFAXを消さなきゃ」「サーバーを増設しなきゃ」という心配は、ほとんど不要になります。
FAXに溺れている方、ぜひ一度ご相談ください
ここまでお読みいただいた方の中には、「これ、うちのことだ」と思われた方もいらっしゃるのではないかと思います。
毎日、誰かがFAXの束と格闘している。誰かがそのために残業している。誰かが「これは誰宛て？」と社内を回って聞いている。そのコストは、決算書のどこにも「FAX仕分け費」として計上されないので、なかなか可視化されません。けれど確実に、月数十万円、年間数百万円の規模で、人件費を食っているはずです。
そのコストを、AIに引き取らせる時代に、もうすでに入っています。
複合機を入れ替えていただく必要はありません。基幹システムを入れ替えていただく必要もありません。FAXの「仕分けと保管」のところだけを、ぴたっと当てはめて、楽にする。 そういう導入が、当社ならご提案できます。
しかも軽くもできますし、壮大にもできます。バックグラウンドがGoogleの基盤なので、スケールアップにもスケールダウンにも柔軟です。
サービスの動きをご紹介する動画と資料は、下記からご覧いただけます。「うちの場合はどう使えそう？」というご相談だけでも、もちろん歓迎です。
「紙」の情報を保存する最適なアプリケーション「Cloud Scan & AI filing」 – GDOCK「個々が持つデータ」から、「デジタルの共有データ」へ。スキャンした情報を、今すぐチーム全員の「武器」に。 「ただスキャンすgdock.net
おそらく、他社さんではなかなかご提案できない体験を、当社からはご提供できると思います。FAXの山に頭を抱えていらっしゃる方からのご連絡、お待ちしています。
