「複合機とAIが連動する」と聞いて、何を思い浮かべますか？
複合機とAIが連動する ── そう聞いて、ぱっと何を想像されるでしょう。
複合機はプリンティングデバイスであり、ドキュメントを扱うデバイスです。ですから、すぐ思いつくのは「書類まわり」のことになるはずです。AIに何かを印刷してもらう、あるいはスキャンした書類の中身をAIに処理してもらう、そんなあたりではないでしょうか。
そう、まさにそのあたりです。そして私たちは ──
それ、もう実装しました。すでに提供を始めています。
（詳細はこちら https://gdock.net/cloudscan_ai_filing/ )
どうして実装できたのか ── Googleのパートナー企業として
少しだけ自社の話をさせてください。
私たちは、2000年代の早い段階からGoogleのパートナー企業として、企業向けのGoogle Workspaceを扱ってきました。その流れで、今回の「Cloud Scan & AIファイリング」も、まるごとGoogleの基盤の上に実装しています。
なぜこの選択が大事だったかというと、ひとことで言って、
安く、軽く、すぐ動かせるからです。
国内メーカーが提供するAI、いわゆる大規模言語モデルを企業で本格運用しようとすると、初期費用も月額費用もそれなりに大きな規模になります。中小企業や個人事業主の方が「ちょっと試したい」という金額感ではありません。大企業ですら「どこから手をつけよう」と悩むスケールです。
ところがGoogleの場合、すでにクラウド環境が世界中に整っていて、アカウントひとつあれば、その上でAI（Gemini）も含めて自由に動かせます。私たちのサービスはその環境の中で動くので、お客様に大きな初期投資をお願いしなくても、「自分の複合機を通じてAIを使う」という時代に、もうすでに入っていけるのです。
具体的に、何が起きるのか ── 見積書1枚で追ってみます
抽象的な話だけだと伝わりにくいので、ごく日常的なシーンで追いかけてみます。
たとえば、取引先から見積書をいただいたとします。あなたは、いつもどおり複合機にその紙をセットして、スキャンのボタンを押します。指定された宛先に向けてスキャンを送る ── ここまでは、複合機を使っておられる方なら、何度もやっていることのはずです。
ここからが本番です。
スキャンされたファイルが送られると、私たちが用意したアプリが自動で動き始めます。まず、そのファイルをGoogleドライブの所定の場所に保存します。保存が完了すると、今度はAI(Gemini)が呼び出され、ファイルの中身を読み解きにかかります。
AIは、その書類が「見積書」であることを判別し、Googleドライブ内の「見積書」フォルダへファイルを移動させます。さらに、ファイル名も「◯◯社_見積書」のように、後から検索しやすい名前に書き換えてくれる。この間、ユーザーがやったことは、複合機に原稿をセットしてボタンを押した、それだけです。
ちなみに、このときにフォルダの構造を凝った形に設計し直す必要はありません。お客様がGoogleドライブの中に「請求書」「見積書」「契約書」といったフォルダを普通に作っておけば、AIはそのフォルダ名そのものを「ここに振り分ければよい書類の種類」として理解します。フォルダ名が、そのままAIへの指示書になる ── そういう設計になっています。
「学習に使われない」という、地味だけど重要な話
ここで少し、業界内の人間として、地味ですがとても大事な話をさせてください。
「AIに書類を読ませる」と聞いて、心配される方が必ずいらっしゃいます。「うちの取引先の名前や金額が、AIの学習に取り込まれて、よその誰かに漏れたりしないか」と。当然のご懸念です。
ご安心ください。Google Workspaceを企業契約でお使いいただいた場合、お客様のGoogleドライブに置かれた情報や、Geminiが読み解いた内容は、いわゆるAIの学習には使われない ── これがGoogleの企業向け規約として、明示されています。
つまり、お客様の専用領域に、お客様だけが検索しやすい形に整理されて保存される。ただそれだけのことが、外には漏れない設計の中で行われる。「便利だけど不安」ではなく、「便利で、しかも安全」な状態を、私たちはお届けできるわけです。
FAXが多い会社さんに、声を大にしておすすめしたい
もうひとつ、ぜひお伝えしたい使い方があります。FAXです。
「いまどきFAXか」と思われるかもしれませんが、業界によっては、いまも一日何十枚、何百枚と受信される会社さんが存在します。製造業の発注書、不動産の物件情報、医療系の処方箋・紹介状 ── そういった業界では、FAXが現役で主役級の通信手段です。
これを毎朝、誰かが束で受け取って、内容を見て、「これは経理」「これは営業」「これは現場」と仕分ける ── この作業だけで半日終わってしまう、という話を、何度も伺いました。
このFAX、私たちのサービスを通すと、こうなります。
相手から送られてきた瞬間に、自動でGoogleドライブに取り込まれます。AIが呼び出され、内容を読んで判断します。「これは見積書だな」「これは発注書だな」と振り分けが終わり、ファイル名も整えられ、しかるべきフォルダに収まる。朝、出社したら、もうすでに今日のFAXが「片付いている」のです。
FAXがお仕事のボトルネックになっている方には、声を大にしておすすめしたいソリューションです。
「Cloud Scan & AIファイリング」というパッケージにしてあります
ここまでお話ししてきた仕組みは、いま、弊社ブランド「GDOCK」の「Cloud Scan & AIファイリング」という形のパッケージ商品として、当社・サガスから提供しています。
最小構成であれば、月額のサブスクリプションとして始められる価格に抑えています。複合機をいまお使いの方であれば、メーカーを問わず、「メールでファイルを送れる機種」なら、ほとんどそのまま連携できます。新しい機械を入れ直していただく必要はありません。
もちろん、もっと大きな規模 ── たとえば一日に数百枚のFAXや書類が動く事業所さんや、フォルダ構成が複雑で、業務ごとに細かな振り分けルールが必要な会社さんには、カスタマイズをご相談いただけます。「スロット型」と呼んでいる柔軟な設計になっているので、御社の業務にちょうどよい形に合わせ込めます。
ご案内ページに、実際のサービスの動きを撮ったPR動画も置いてあります。文字で読むより、実際に動いているところを30秒見ていただいたほうが伝わるはずなので、ぜひのぞいてみてください。
[https://gdock.net/cloudscan_ai_filing/]
AI実装、やりました。
複合機の業界は、いまゆっくりと、しかし確実に主役が交代する時期に入っています。OCR（文字認識技術）はAIに引き継がれ、紙の束はクラウドに溶け、リース＋カウンター料金のビジネスは見直されつつあります。
そんな中で、私たちは、複合機の隣でAIをちゃんと働かせる仕組みを、形にして提供する側に回りました。AI実装、やりました。 大げさな表現に聞こえるかもしれませんが、業界全体を見渡しても、ここまでお客様の手元で「ボタンひとつで動く」形にまで降ろせている例は、まだそれほど多くないと感じています。
ぜひ、ご活用の道をご検討いただければと思います。「うちの場合はどう使えるだろう？」というご相談だけでも、もちろん大歓迎です。お声がけ、お待ちしています。ご連絡は一先ず下記のパッケージ商品のサイトからお気軽にどうぞ。
https://gdock.net/cloudscan_ai_filing/
おすすめの複合機は？と言われれば
このAI連携ソリューションを動かすのに最適な複合機として私たちがオススメしているのは日本HP社の「E786dn」モデルです。
両面同時読取りに対応した自動原稿送り装置が秀逸で読取りがめちゃくちゃ速く、印刷も毎分35枚、高耐久性を誇るA3カラー複合機です。5年出張保守が本体に含まれており、何と言ってもHPならではのCPUの頭の良さも光ります。ぜひこの複合機も一緒に見てみてください。
複合機リースの決定版 HP E786dn｜カウンター料金0円・5年保守込・月額9,200円〜｜サガス法人向けA3カラー複合機リースならHP E786dn。カウンター料金0円、5年間の出張保守込みで月額9,200円(税別)〜www.sagas.co.jp
これにより複合機業界もかなり大きく変わりました。複合機は紙を出す機械ではなく、情報を取り込むための機器になってきたのです。「複合機のAI連携による変化」については、よろしければ下記の動画をご覧ください。
