コピー機について知っておくべき情報とは

コピー機・複合機の、あれやこれ。知っておくと役に立つ情報をお届けします。

コピー機と複合機の違い

あなたのオフィスにも「コピーを取ったりパソコンからプリントしたりする機器」があると思いますが、普段何と呼んでいますか？
一般的には「コピー機」と呼んでいる方が多いと思いますが、「複合機」と呼ばれる方もいます。
では、コピー機と複合機とでは何が違うのでしょうか？

【コピー機とは】
コピー機に元となる原稿をスキャナ部分（ガラス台）の上に乗せてコピーボタンを押すとコピー機が原稿をスキャンして紙に出力します。
余談ですが昔は、コピーする事を「ゼロックスする」と言ったそうです。語源は世界で初めてコピー機を作ったメーカーがゼロックスだったから、だそうです。

【複合機とは】
一般的にはコピー機能、プリンタ機能、ＦＡＸ（ファクス）機能、スキャナ機能の4役をこなせる機器が複合機と言われていますが、 コピー機能の他に1つでも付いていれば複合機と呼ばれます。
例えば、コピー機能＋プリンタ機能の2役でも複合機と呼ばれたりします。

複合機に備わっている各機能

【コピーとは】
いわゆる「複写」です。今ある原稿を読み取って同じ原稿の複製を作ることです。

【プリンターとは】
印刷する機械の総称ですが一般的にはパソコンからのデータを紙に出力することです。

【ＦＡＸ（ファクス）とは】
主に電話回線を使って読み取った原稿を送信側が音声信号に換えて送信し電話回線を伝って送られてきた音声信号を受け手側が画像情報に換えて出力します。
昨今では、インターネット回線を利用して伝達するインターネットＦＡＸもあります。

【スキャナとは】
原稿を読み取って画像データ化する事です。
文字原稿を読み取り、文字認識をして文字データ（テキストデータ・ドキュメントデータ）を作成することもできます。(OCR)

複合機の機能は昨今オフィスのニーズにあわせ多様化しており、受信したＦＡＸを紙に出力せずデータ化してパソコンや メールに送ったり、スキャンした原稿の文字を認識してデータ化したりできます。（OCR）
これらの機能はコピー機がデジタル化された事により可能となりました。
そして、機械の呼び方もコピー機から（様々な事がこなせる機器）複合機となっていきました。

今はコピー機能単体の機器はほとんど有りませんので「コピー機＝複合機」と考えても問題ないでしょう。

コピー機とプリンターの違い

オフィスに欠かせない機器として「複合機」があります。
俗に「複合機」と呼ばれるものを、「コピー機」とか「プリンター」と呼ぶ人もいたりします。
これらの機器は実際どう違うのか、わからない人が多いと思います。
「コピー機」と「複合機」の違いは上のところで説明していますので、ここでは「複合機とプリンターの違い」を説明します。

人によって、呼び方があいまいな「コピー機」「複合機」「プリンター」この違いをよく理解しておくことで、あなたのオフィスに最適な機器を選ぶことができるはずです。

【複合機とは】
一般的には、コピー機能、プリンタ機能、ＦＡＸ（ファクス）機能、スキャナ機能の4役をこなせる機器が複合機と言われています。

【プリンターとは】
パソコンで作成した原稿や画像を紙に出力する機器のことを指します。
インクジェット・レーザー・感熱/熱転写などの種類・印刷方式がありますが、いずれも原稿を読み取ったり、FAXの送受信はできたりはしません。
あくまでも、データを紙に出力するという事に徹した単一機能の機器です。
また余談ですが、
一般的にご家庭や個人事業主様で使われることの多いインクジェット方式のプリンターにコピー機能やFAX機能を付けた機器を「多機能プリンター」呼ぶ場合もあります。
更に余談ですが、
先に書きましたプリンターの印刷方式の違いについて、かんたんに説明します。

プリンターの印刷方式の種類

『インクジェット方式とは 』
インクを微滴化(霧状)し、用紙に直接吹きかけ印刷します。
そのため、用紙だけでなくCDのラベルに直接印刷できるプリンターもあったりします。
主にご家庭向けの民生機に採用されておりコンパクトでレーザー方式のプリンターと比べ安価です。
インクの色も6色・12色と多色印刷が可能な機器も出て来ており、写真などのカラー印刷では他印刷方式のプリンターと比べとても綺麗な印刷再現をします。
しかしながら、色のにじみが出る場合があったり印刷時間が掛かるなどのデメリットもあります。

『レーザー方式とは』
静電気を帯びたドラム型の感光体にレーザー光をあてて、感光体の印刷したい部分・したくない部分の電極を変えて印刷したい部分だけにトナー(色のついた粉)を付着させます。
次にドラムに付着したトナーを用紙に移し、熱と圧力によって用紙上にトナーを定着させ出力します。
用紙とトナーを熱と圧力で圧着させる必要があるため凹凸のある用紙や厚紙は苦手(封筒くらいは大丈夫です)ですが他印刷方式のプリンターと比べ印刷速度が速くインクジェット方式の様に、にじみが出ることはありません。
オフィスなどでのレジュメやパンフレットの印刷にはレーザー方式のプリンターのほうが適しているでしょう。

『感熱方式方式とは』
主にスーパーやコンビニのレシートプリンターに採用されている方式です。
熱を加えると黒く変化する専用紙（感熱紙）に熱した印字ヘッドを当てて感熱紙の色を変化させて印刷する方式です。黒く変化させることしかできませんのでカラー印刷はできません。
一昔前は家庭用のFAX機にも多く採用されており、現在も業務用FAXとしてムラテックが生産しています。
家庭用の「ワープロ」もこの印刷方式を採用していました。
専用紙が入手しにくい事や時間が経つと用紙の色が変化して(色褪せ)黒い印刷が消えてしまうなどのデメリットがあります。

『熱転写方式とは』
感熱方式と同じ構造で、印字ヘッドと用紙の間に熱で溶けるインクを付着させたリボンを挟み熱した印字ヘッドを当てて用紙に転写します。
熱転写方式と違い別途インクリボンを用いるので普通紙に印刷できます。
インクリボンが高価な事と印刷速度が遅めな事などのデメリットもあります。

感熱方式と熱転写方式はプリンターの構造がほとんど同じことから家庭用のFAX機やワープロは、どちらの方式にも対応していました。

関連記事⇒「インクジェットプリンタとレーザープリンタの違い」

複合機のメリット

様々な機能を一体化した「複合機」この複合機のメリットを紹介します。

・「印刷」業務を一元化
一昔前はコピー機、プリンター、ＦＡＸ機、スキャナーと単機能の機器を別々に用意して置く必要がありましたが、 複合機でしたら業務を１台でこなせますので業務効率の改善、オフィスの省スペース化・機器の消費電力削減が可能です。

・ペーパーレス化・省電力でコスト削減
本来、複合機は「印刷する機器」なのですが、印刷はせずに「データ化して管理」する機器になってきています。
　先にも書きましたが、受信ＦＡＸを紙に出力しないでパソコンにデータ化して転送したりパソコンで作った原稿を紙に出力しないで直接ＦＡＸ送信したり出来ます。
これだけでもかなりオフィスのペーパーレス化に貢献するのではないでしょうか。
紙代も、カウンター保守料金も削減できますね。
関連記事⇒「カウンター保守について」

もちろん紙で欲しい原稿は出力することもできますので安心してください。
また、複合機は環境保全・温暖化対策にも力を入れており機器の省エネ化が進み、消費電力も少なくなってきています。

余談ですが、メーカーや保守会社はペーパーレス化されると、当然紙への出力が減りカウンター料金が取れなくなります。 料金が取れなくなると当然彼らの収入が減りますので、あまりこれらの機能は紹介しないんです。

・クラウドサービス連携で業務改善
最近の複合機は「クラウド」に対応しており受信したＦＡＸ原稿やスキャンした原稿をクラウドストレージ上に保存することができ、 社内・グループ内で共有することができます。例えば、従来のようにＦＡＸを紙に出して回覧させるなんて必要がなくなります。
しかも、クラウドなら外出先でもどこからでもそのFAXをスマートフォンで見ることもできるのです。

代表的なクラウドサービスとして
Dropbox、OneDrive、GoogleDrive、iCloud Drive、などがあります。
複合機の中にはこれらのクラウドサービスと連携できる機能が備わっている機種もありますので、 すでにクラウドサービスをご利用の場合は対応している機種を選べばスムーズに連携できるでしょう。

外出先からでも。
いつでも、どこでも、受信FAXが見れる。
CLOUDFAX for Google⇒

クラウドストレージとは。
インターネット上にファイルを保存したり、共有したりする事ができるサービスです。
ある一定の人のパソコンに保存されている訳ではないので複数の人が同時に同じファイルの情報を編集できたりもします。

・オプションで多様な業務に対応
複合機には多様な業務に合わせたさまざまなオプションが用意されています。
あなたのオフィスに合ったオプションを利用することで業務効率が大幅に向上する可能性があります。

【フィニッシャー】
大量に印刷した原稿を部数ごとに仕分けをしてまとめたりできます。
フィニッシャーにはステープル（ホチキス留め）機能が付いていますので 会議やプレゼンで多数の人に資料を渡す事が多いオフィスではこのオプションを付けることで業務効率も向上するでしょう。
フィニッシャーには多くの種類があり製本したり、パンチ穴を開けたり、紙を折って排出できるものもあります。
最近はホチキスの針を使わずに用紙を圧縮留め出来るフィニッシャーも出てきています。

【PostScript】
DTP業界では標準のページ言語に対応させることで出版物の正確な出力が可能となります。
また、Macintoshから正確な原稿の出力ができるようになります。
（標準で搭載されている機種もあります）

【ICカードリーダー】
たいていの複合機には不正利用の防止機能としてユーザー認証機能が標準で搭載されています。
しかしながらこの機能を使う場合は、その都度複合機にＩＤとパスワードを入力しなくてはなりませんので 正直とても面倒で業務効率の低下にもなりかねません。
そこで、ICカードリーダーを導入すればカードをかざすだけでユーザー認証が行われますので、認証の手間がかなり省けます。
また、複合機の機能制限機能や使用枚数制限機能と連携し、利用者ごとにプリント、ファクスなどの機能を制限したり、 プリント使用枚数の管理を行ったりすることができます。

・複合機のメリットまとめ
「複合機」とは、どのような機器なのかおわかり頂けましたでしょうか。
複合機を導入、入れ替える事により多くの業務改善・コスト削減が見込めます。

　・機器の一元化による機器の管理の軽減
　・オフィスの省スペース化
　・省電力化による経費削減
　・ペーパーレス化による経費削減
　・印刷速度・品質の向上による業務改善、時間の短縮

新しい複合機を導入することにより、多くのメリットが生まれます。
複合機の導入には、リースまたは購入がございますが、初期投資０円で会社に負担をかけないリースがおすすめです。 一度サガスにご相談ください。

リースの詳細はこちら
関連記事⇒「リース契約について」
関連記事⇒「複合機をリースするメリットは何ですか？」

4.コピー機の入れ替え・買い替えのメリット

たいていの会社様ではコピー機をリースで導入していると思います。
期間は短いと3年、長いと7年です。
一般的には法定耐用年数の5年に合わせて契約されますが最近はコピー機は性能・耐久性もあがり6、7年で契約されるケースもあります。

法定耐用年数が5年なので5年で契約しなくてはならない。と言うことはありません。

一般的なコピー機の入れ替えのタイミングは「リース期間満了」の時期です。
リースの契約が満了となった場合に「再リース」をすることも可能ですが、この時に新しい機種に入れ替えをされるのが実はメリットも多いんです。
　それと、コピー機のリースについて勘違いされている方がいらっしゃるので注意として書かせて頂きますが、 リースが満了した（支払いが完済した）ので自分のモノになるとか、タダで使えると思っている方が多いんです。
コピー機の場合、所有権移転リースではないので譲渡されません。
リース会社がコピー機の所有権を放棄した場合や契約者が買い取った場合は別ですが、コピー機の所有権はリース会社にありますので自分のモノにはなりません。
また、再リースをされた場合も一定の金額（再リース料）をリース会社に支払い続けることになります。

さあ、そこで選択をせまられるのです。
あなたは、長年使い続けたコピー機をさらに使い、再リース料を払い続けますか？
それとも、入れ替えますか？

使い続けるか・入れ替えるかどちらが良いか難しいですよね・・・
そこで、コピー機や複合機を入れ替え・買い替えするメリットについてご説明します。

・「高性能な最新機種を導入できる」
コピー機はコピーが取れたりプリンターになるだけではなく、様々な機能が標準で付いていたりします。
例えば、
受信したFAXを紙に出さずにPDFファイルにしてパソコンやメールに転送したり、FAXの内容をコピー機の操作パネルで見たり。
スキャナで取り込ん原稿をクラウド保存してスマホでどこからでも見れるようにしたり。
耐久性の向上・印刷品質・省エネなど、色々と高性能になっていますので、お仕事の業務効率もアップします。

・「故障が少なくなる」
機械ですから「故障しない」とは言えませんが、新しいコピー機にすることにより故障してしまう割合も減ります。
日頃メンテナンスを受けている業務用コピー機でも5年、6年と使っていますと、どうしても紙詰まりや用紙の重送、印刷不良など、様々な機械トラブルが起こってきたりもします。
こうしたことが頻繁に起きるようになると、業務に支障をきたしてしまいます。

保守契約で修理代が掛からないとしても頻繁にサービスマンを呼んで修理してもらうのもチョット良い気分はしないですよね。
新しいコピー機にすることで、このような心配から開放され業務に集中できるようになります。

・「保守契約の内容を変えることができる」
コピー機を新しくした場合、保守契約も新たに結び直すこととなります。
すでにコピー機をお使いの場合は、導入時に保守契約に加入していと思いますがこの契約は今お使いのコピー機に対しての契約ですので新たな保守契約が必須となります。
実は、これは大きなメリットでカウンター契約の場合、基本的には今結んでいるカウンター単価よりもお安くなる場合が多いいんです。

「カウンター保守」の詳細はこちら
関連記事⇒「カウンター保守とはなんですか？」を御覧ください。

「うちの会社、ちょっとカウンター単価が高くないかなぁ・・・」と、思われたら入れ替え検討時に是非ともサガスに相談してください！！

※一度結んだ保守条件（カウンター単価）はコピー機を入れ替えない限り変更することはとても難しい、基本的にはできませんのでしっかり内容を確認して契約しましょう。

・「リース料金の見直し・変えることができる」
今お使いのコピー機があなたのお仕事の内容に対して高性能過ぎ、いわゆる「オーバースペック」でここまでの性能はいらないと言う場合は、新たに導入するコピー機の機能を落として、例えば印刷の速度を落とすなどして導入のコストを下げることもできます。 それにより、会社の経費削減にも繋がりますよね。

　詳細はこちら
　関連記事⇒「失敗しないコピー機の選び方・コピー機の相場教えます！」を御覧ください。

新たに導入したいコピー機が今お使いのコピー機とほぼ同じ性能の機種でしたら、年々コピー機本体の価格は下がりつつありますのでリース契約の組み直しで安くできる可能性があります。
また、あなたの会社の業績・経営状況によっては「リース料率」を下げることができる場合があります。

　 「リース料率」とは。
　物件購入額に対する毎月支払うリース料の割合（％）です。金利とは違います。
　例えば、リースするコピー機の金額が100万円とします。

　「あなたの会社は毎月２％支払ってください。」という場合は
　1,000,000×2%=20,000で、毎月20,000円の支払いとなります。

　「あなたの会社は毎月１.８％支払ってください。」という場合は
　1,000,000×1.8%=18,000で、毎月18,000円の支払いとなります。

　この２％、１.８％が「リース料率」です。「レート」と言う場合もあります。
　この％（パーセント）はリース会社の審査で決まり、契約する年数と会社様の業績などで変わります。
　（販売店で決められる物ではないのです。）
　上記のような計算で算出された、毎月支払う金額が「リース料金」です。

・「コピー機の入れ替え・買い替えのメリット・まとめ」
ご覧の通りコピー機を入れ替え・買い替えすることにより、さまざまなメリットを受けることができます。
新しいコピー機にすることにより、

　・高性能（高速）になる。
　・故障率が減る。
　・カウンター料金が下がる、可能性がある。
　・リース料金が下がる、可能性がある。

こうしたことから使い続けたコピー機をさらに使い、再リース料を払い続けるより、入れ替え・買い替えするほうが多くのメリットがあることでしょう。

入れ替え・買い替えの際は、是非サガスに相談してくださいね。

5.インクジェット複合機や個人向け複合機と業務用複合機の違い

昨今、コピー、FAX、プリンター、スキャナーとフル装備で10万円以下で購入できる多機能なSOHO・個人向けの複合機があります。
弊社でも販売しており、そこそこ「売れてます」
しかし、個人向け複合機は耐久性では業務用機には劣る部分があります。 また、保守サポート体制にも違いがあり、 家庭用機が故障した時は 大抵メーカーのサービスセンターまたは購入店に持ち込んで頂く事になり修理完了までに数日の時間を費やします。
さらに、トナーやドラムと言った消耗品はご自身で都度購入して頂く事となりますので これらの条件を考慮しますと、お仕事でご利用の場合、業務効率が低下してしまうかもしれません。

また、インクジェット複合機の場合下記のような事があります。
インクジェット複合機は機械の電源は常に入れておき、自動で印刷ヘッドクリーニングがかかるようにしておかないと印刷にかすれやスジがでる「ヘッドの目詰まり」を起こしてしまいます。
目詰まりを防ぐ為には必要不可欠ともいえるヘッドクリーニングですが、普段印刷する時よりも多めのインクを消費しますので、ランニングコストを気にされる方はこの点も考慮しておいた方が良いでしょう。
その点、ほとんどの業務用複合機はレーザー印字方式ですの印刷する構造が全く違い「印刷ヘッド」そのものがありませんので目詰まりを起こす様な心配はありません。レーザー方式印刷とはトナーという色の粉末を紙に定着させ再現しますのでインクは使用しません。そのためにじみもなく濡らしても大丈夫です。

「こんなことになるなら、ちゃんとした機械を買えばよかった！！」

それは実売価格で5万円の個人向けレーザー複合機を購入されたお客様より
「購入から1年ちょっとで壊れてしまった、FAXが使えなくなって仕事にならない！早く直しに来てくれ。」
とのお電話をいただいた時の話です。

残念ながらメーカーの保証期間を過ぎているので修理費用は有償となり、さらにお客様の機械は修理工場に送るか取りに来てもらう(センドバック) 方式の機種でしたので、サービスマンに来てもらうと修理費用の他に出張費用が掛かかり、両方の基本料金だけでも3万円くらいの料金プラス部品代になるとお伝えしました。

するとお客様は、1年とちょっとで壊れたことと修理費用は仕方ないとしても出張費用が掛かることに大変ご立腹されました。
そして最後に
「こんなことになるなら、ちゃんとした機械を買えばよかった！！」
とおっしゃって、電話をお切りになられました。

本来でしたら、こんなお恥ずかしい話を書くべきではないのですが、お客様を大変残念な気持ちにさせてしまいましたので、お読みいただいている方にはこんな経験をして欲しくない、という思いで敢えて書いてみました。

インクジェット複合機や個人向けレーザー複合機が「ちゃんとしていない」と言いたいわけでは有りません。
大抵の方が、その十分な機能に満足されていることと思います。

しかしながら、オフィスの規模や複合機のご利用頻度にそぐわない場合、上記のような残念なことが起こってしまうかもしれません。

それでは、お客様のおっしゃっていた「ちゃんとした」とは何でしょう？
おそらく「業務用」のことだと思います。

では、「業務用」とは何でしょう？
それは、オフィスや公共機関などで不特定多数の方が使っても耐えうる設計がされていて、さらに充実した保守サポートが付いている機器のことではないでしょうか。

個人で仕事をされている方や、ご家庭で使用している個人向け複合機と業務用複合機との違いは、その＜機器耐久性＞＜保守サポート＞です。

インクジェット複合機や個人向け複合機は
業務用機と比べ、そもそも想定されている印刷枚数が違うから、ちょっと枚数が多くなると個人向けのインクジェット機では機器がヘタってしまい、故障が多くなります。 そのために機器を使えない「ダウンタイム」が長くなり仕事の効率に影響が出てしまいます。
故障が重なると、機器が修理では修繕できなくなり、買い換えなくてはなりません。故障したらまた新しいのを買えば良い・・・ちょっと環境にも良くないですよね。
　　　　　※ダウンタイム＝不具合によって稼動停止している時間のこと。

これだけではありません。
インクジェット機や個人向けの機器は、修理を依頼した場合ほとんどが「センドバック」による修理対応になっています。 簡単に言うと、機械をメーカーの工場に送って（センド）、そこで修理して送り返して（バック）もらう方法が基本です。

つまり、工場に送っている間、機械は手元になく、印刷やFAXのやり取りが全くできないのです。

たのめば、サービスマンに来てもらって修理をしてもらうことも出来ますが「出張費用」は「有料」です。
「保証期間内なら無償で来て直してくれる」と思っている方がいますが、それは間違い。「修理費用」は無償になりますが保証期間内でも一部の機種を除き「出張費用」は有償、お金を取られます。

それに対し、業務用機は
不特定多数の方が使っても耐えうる丈夫な設計がされています。具体的には外装のプラスチック層の厚みや、紙送りローラー、内部モータ、電源など個人向けと比べ高耐久の高価なパーツが使われています。
それと多種多様の機器の中からオフィスの規模や利用頻度(印刷枚数)に合わせて最適な機器を選ぶことができ、 毎月1000枚くらいの印刷向けの機器から、毎月10000枚以上印刷しても耐えうる機器まで幅広いランクの機種が揃っています。

また、保守に加入していれば、故障でダウンタイムが発生しないようにと事前にヘタっているパーツを交換したり、内部清掃もしてくれたりします。

しかもほとんどが「出張修理」対応になります。オフィスの現場に修理スタッフが来てくれてその場で修理を実施しますから、機械が使えない時間「ダウンタイム」は最低限に抑えられます。
もちろん、保証・保守期間内でしたら「出張費用」は取られません。修理費・出張費ともに無償、タダです。

機械が使えない「ダウンタイム」が発生したら、皆さんはどうしますか？
コピーを取りにコンビニに行きますか？
印刷したい資料を、お金を払って印刷業者に頼みますか？
FAXの送受信ができなくなって迷惑がかかる取引先に頭を下げますか？

もちろん100％壊れない機械はありません。
でも故障の頻度を下げ、修理対応の品質を上げて、極力、ダウンタイムを無くし、業務効率が下がることを防ぐ設計をされているのが「業務用機」なのです。

これらの情報を考慮して、業務用複合機を選ぶことでオフィスのニーズに合致した効率的なソリューションを見つけることができます。
お客様に使いたい機能などご要望をお聞かせください。
サガスが、最適なコピー機・複合機をご提案いたします。

コピー機を導入するにはどんな費用がかかるのか。

コピー機を導入する時は本体の導入価格の費用がかかり、それとは別にオフィスで快適にご利用いただく為の保守の加入が必須となり、これには後から「保守料金」がかかります。
保守の形態にもよりますが一般的な「カウンター保守」の場合は毎月保守料金が請求されます。

「カウンター保守」の詳細はこちら
「カウンター保守とは何ですか？」を御覧ください。

コピー機を一括支払いで購入してもリースで導入しても、支払うのはコピー機本体の価格のみです。
この他に保守料金がかかり、毎月保守サービス会社またはメーカーより請求されますのでコピー機を導入した場合の月々のランニングコストは

リース料金(本体金額)※＋保守料金＝コピー機のランニングコスト（リースで導入した場合）

となります。　※一括支払い場合はかかりません。

よく勘違いされるのですが、リースで導入すると、リース料金のなかに保守料金も含んでいると思われている方が多くいます。
カウンター保守の場合、リース料金はリース会社から。保守料金はメーカーまたは保守業者から別途で請求されます。

コピー機選びの要、「印刷枚数」と「印刷速度」とは？

「要」としたのは、ここさえ間違えなければコピー機の機能に不満が出ても後からオプションの追加で、たいてい何とかなるからです。その「要」とは「印刷速度」です。
印刷速度はどうにもなりません。最初に必ず検証すべきポイントです。
印刷速度に不満がでて「耐えられない！」となってしまったら本体を入れ替えるしかありません。
まずは、「あなたの用途に合わせた最適な印刷速度のコピー機を選ぶ。」という事です。
コピー機は印刷速度が速くなればなるほど高額になりますが、そのコストを惜しんで遅い機械を選んでしまい、効率が悪くて後悔することもあります。
または、高性能過ぎるモデルを導入して無駄な出費をしてしまうケースもあります。

まず適正な印刷速度を割り出すために、あなたの「印刷枚数」を確認しましょう。必要な印刷速度は比例します。
あなたの「月間印刷枚数」をしっかり把握して、お仕事に見合ったコピー機を選びましょう。

それでは具体的な月間印刷枚数の算出方法を説明していきます。

「月間印刷枚数」＝１日の印刷枚数×稼働日数となります。

１日の印刷枚数とはコピー・プリンタ・受信ＦＡＸ出力の合計枚数です。
紙に出力した枚数すべての事ですね。
この印刷枚数から、あなたのお仕事に適した複合機が導き出せます。

例えば・・・
１ヶ月２５日稼働するとしますと、１日の印刷枚数が１００枚の場合
１００枚×２５日で月間印刷枚数は２５００枚となります。

次に枚数に見合うコピー機の印刷速度の目安についてお話します。

月間印刷枚数５００枚以下の場合

印刷スピード２０枚～２５枚位の低中速機がおすすめです。

月間印刷枚数５００～２０００枚以下の場合

印刷スピード２６枚～３０枚位の中速機がおすすめです。

月間印刷枚数２０００～３０００枚以下の場合

印刷スピード３１枚～３５枚位の中高速機がおすすめです。

月間印刷枚数３０００～５０００枚以下の場合

印刷スピード３６枚～４０枚位の高速機がおすすめです。

月間印刷枚数５０００枚以上の場合

印刷スピード４１枚以上の高速機がおすすめです。

すでにコピー機をご利用でしたらコピー機の型番から印刷スピードを知ることが出来ます。

シャープの場合

例)MX-2517FN
こちらはカラーモノクロ共に25枚スピードとなります。
数字4桁の頭2桁が印刷スピードとなります。

キヤノンの場合

例)iR-ADVC5540C
こちらはカラーモノクロ共に40枚スピードとなります。
数字4桁の下2桁が印刷スピードとなります。

リコーの場合

例)MPC3004SPF
こちらはカラーモノクロ共に30枚スピードとなります。
数字4桁の頭2桁が印刷スピードとなります。

ご自身が印刷する月間の枚数を基準にして、もっと速いコピー機が良いのか、またはここまで速くなくても十分なのか、
新たに導入するコピー機の最適な印刷速度を知ることが出来ます。

性能が足りないコピー機に入れ替えることもなければ、セールスマンに高価なコピー機を勧められても必要か否か、の判断が付くのではないでしょうか？
「うちは月間印刷枚数５００枚だから、こんな毎分５０枚印刷の高価なコピー機はいらないよ」と断れますね！

 コピー機選びの際に把握しておくべき「必要な機能」とは？

最近のコピー機は基本的に
「コピー機能」・「FAX送受信機能」・「プリント機能」・「スキャナー読み取り機能」や拡大・縮小・両面印刷など、オフィスで必要な機能は備わっています。

ただし、どんなお仕事の条件にも問題なく使える訳ではありません。

「使えると思っていた機能がない・・・」「できるのが当たり前だと思っていた」など導入後に「うちのオフィスでは使い物にならない・・・」となってしまわない様にできる限りお仕事(業務)でどの様に使うのか、必要な機能・将来的に使ってみたい機能などを販売店に相談して後悔しないコピー機を選んでください。

お客様からの要望が多い機能はこちら

• ホチキス止め・製本機能がほしい。
• コピー機の液晶パネルで受信FAXが見たい。(紙に印刷したくない)
• 受信FAXをパソコンやメールに転送したい。(紙に印刷したくない)
• Mac OSで綺麗にプリントしたい。
• パソコンとは無線LANで繋げたい。

中・高速機の場合は、たいてい後からオプションで上記の機能を付けることが可能ですが、オプションだけでの購入は割高で、取付費用も掛かってしまいますのでオプションでも欲しい機能が予めわかっているのでしたら、コピー機本体の導入時に付けたほうが断然オトクになります。
また、低速機や製品ランクがベーシックな設定の機種はオプションでもこれらの装備が用意されていないモデルも有りますので注意してください。

必要な機能を洗い出すことで、ある程度導入するのに適したコピー機のイメージがつかめたかと思います。

保守サービスの質・内容を確認する

コピー機の選定の次に大事なのが保守サービスの質・内容です。
コピー機を導入するにあたって切っても切り離せないのが「保守契約」、そしてそれにまつわる保守料金です。保守料金は、コピー機のメーカーや機種、保守サービス会社によって条件や料金が様々です。

保守サービスの質・内容を選ぶという事は、販売店を選ぶという事になります。
なぜならば、保守契約は本体購入と同じ販売店を通して契約するからです。
Ａ社でコピー機を購入して、Ｂ社で保守契約を締結すると言う事は出来ないのです。

保守サービスを行う会社(業者)は大きく分けて２種類ありましてメーカーのサービスマンが行う「メーカーサービス」とメーカーの認定を受けた販売店のサービスマンが行う「自社サービス」があります。
基本どちらもサービス内容に大きな差はありませんが、細かなところで「差」があります。
この「差」がコピー機を導入する上であなたにとっては「大きな差」になります。

この「差」を比較しないで、ただ「カウンター料金が安いから」と契約をして品質の悪さに泣きを見るケースもありますので契約内容をしっかり把握して納得の行く販売店からコピー機を導入しましょう。

そこで、「差」ってなんなの？と言うことで具体的に説明しますね。

保守契約はいくつかの方式がありますが
ここでいう保守契約は、「カウンター保守」についてお話します。

「カウンター保守」の詳細はこちら
「カウンター保守とはなんですか？」を御覧ください。

保守の内容は、メーカーや販売店により様々です。

ここで、必ず確認してほしい保守の内容をチェックしましょう。

(1)月々の基本料金・・・

ほとんどの場合、毎月の基本料金が定められています。仮に１枚も印刷しない月があっても基本料金は請求されます。

(2)カウンター単価・・・

カウンター保守は１枚印刷する毎に予め決められた１枚あたりの金額が加算されて請求されます。
例えば、カラー＠２０円、モノクロ＠3円などの事です。

(1)(2)の料金はコピー機の機種や、あなたが月に印刷する枚数・保守条件によって決まります。

また、カウンター単価はＡ３サイズの印刷を１カウントとする場合もあれば、２カウント計算する場合もありますので注意してください。

ちょっと余談ですが・・・
このカウンター料金の仕組を理解していない従業員が大量に印刷して予想外な高額料金を請求されるケースが有ります。カウンター料金の仕組を従業員に周知させておきましょう。

先にも述べましたように、

リース料金(本体金額)＋保守料金＝コピー機のランニングコスト

と、なりますので(1)(2)の料金は大変重要です。ですが、ここだけにとらわれて、詳しいサービス内容を見逃してはいけません。たいていの方が(1)(2)の確認だけで契約してしまいます。
これだけではダメです！
コピー機導入後に泣き寝入りしないためにも以下の項目もしっかり確認してくださいね。

(3)サービスマンの対応時間・曜日・・・

サービスマンは何時から何時まで対応してくれるのか、休日対応など。
例えば・・・
Ａ社は、土曜日は基本料金内で対応、日・祝はオプション契約で対応可能、夜間対応もあり。
Ｂ社は、基本対応は平日5日のみ。土・日・祝はオプション契約で対応可能
Ｃ社は、土・日・祝は一切対応していない。など。

(4)保守可能地域

メーカー保守の場合は、ほとんど全国対応ですが自社サービスの場合は、保守地域が限られていたりします。
「自社サービス」の場合は注意してください。
保守範囲が販売店近郊と限られていたり、土・日・祝は対応していない場合が多かったりしますので、しっかり問い合わせて確認してください。
「事務所移転や、コピー機を支店に移動したら保守が受けられなくなった。」なんて事にならないように気をつけてください。

たいていの保守サービスは、平日ＡＭ９：００～ＰＭ５：００もしくは６：００時ですので、この時間外でもお仕事をしている、たとえばサービス業で導入される方は土・日・祝も対応してくれるのか、時間は夜遅くまで対応してくれるのか、オプションの場合は追加料金はいくら位なのか、などしっかり確認してくださいね。

導入するコピー機の性能を知るのも大事ですが、それと同じくらい保守のサービス内容を知る事も大事なのです。
なぜなら、保守契約を解約する事はカンタンに出来ますが、新たに保守会社を替えて再契約する事はとても難しいのです。
それは、今までどの様な状況で使われてきたのかも、状態もあまり分からないコピー機の保守はどこの保守業者も責任を取れないので請け負ってくれない場合が多いからです。

良く分かる！！カウンター保守料金請求書の見かた

すでに、カウンター保守契約でコピー機を導入しているのでしたら毎月「保守料金明細書」がメーカーまたは保守サービス会社から送られてきていると思いますので、新しいコピー機を選ぶための参考にしましょう。

「カウンター保守」の詳細はこちら
「カウンター保守とはなんですか？」を御覧ください。

カウンター保守料金の請求の仕組み

複合機の中にはカウンターメーターが備わっていて印刷で出力した枚数をカウントしています。
詳しく言うと、コピー、プリント、FAX受信・送信、スキャナ読み込み、全ての枚数をカウントしています。

車で言うなら走行距離メーターになりますね。

その中で実際に紙へ出力した枚数を「カウンター料金」として請求しています。印刷枚数の計測はたいてい一ヶ月単位となりますが、まれに三ヶ月単位の場合もあります。
計測の方法は大きく分けて２通り、サービスマンが訪問して検針する場合と、複合機が自動的に通信回線を使って印刷枚数をサービスセンターに送る場合とがありますが、最近は後者が主流となっています。
また、後者の場合はエラーメッセージやトナー切れの報告も自動的に送るので、トナーがなくなる頃にタイミング良く新しいトナーが送られてきたり、サービスマンが訪問してきたりします。

それでは、明細書の見かたを説明していきます。

(5)は明らかに複合機の故障や不具合で印刷不良だった場合に差し引く枚数です。
例えば、１００枚カラーコピーを刷ったらコピー機の不具合で色がぜんぜん違い出力したコピーが使い物にならない！なんて事になってもカウンターは回ってしまいますので
カラー印刷一枚１５円での契約の場合、
１００枚×１５円＝１,５００円の損となってしまいます。
コピー機は印刷不良でも一枚は一枚としてカウントし、その印刷が良好か不良かの判断は出来ないのでこういった損を補うためのものですが、これは使用者が申請しないと控除されません。
証拠としてミスプリントを捨てずに保管して、サービスマンに確認してもらう必要があります。

また、(4)(5)の控除は契約内容によっては無い場合もありますので契約時に確認してくださいね。

(6)はミスなどの控除を差し引いた実際にご請求する枚数です。

(A)はモノクロ印刷の請求代金の明細です。こちらの契約ではモノクロ印刷一枚１．５円となっておりますので
４２０枚×１．５円＝６３０円の請求となります。

(B)はカラー印刷の請求代金の明細です。こちらの契約ではカラー印刷一枚１５円となっておりますので
５９５枚×１５円＝８,９２５円の請求となります。

(C)この金額も機種や利用条件によって変わります。こちらの契約では１,０００円となっております。

• カウント料金×枚数の料金が「最低基本料金」を超えない場合は最低基本料金が請求されます。
• カウント料金×枚数の料金が「最低基本料金」を超えた場合は関係ない料金になります。

こちらの明細書ではモノクロ＋カラーの印刷料金が１,０００円を超えていますので最低基本料金は請求されず、使った印刷料金のみの請求となります。

(D)ご請求の合計金額となります。
モノクロ＋カラーの合計印刷料金が最低基本料金を上回っておりますので最低基本料金の１,０００円は加算されません。
合計印刷料金が最低基本料金を下回った場合は最低基本料金である１,０００円のご請求となります。

備考の「Ａ３出力は１カウントとする」とは。この契約の場合、封筒でもＡ４でもＡ３でも用紙の大きさに関わらず１印刷は１カウントとして換算するという事です。
※サービス会社によってはＡ３サイズの印刷は２カウントとするの場合もありますので注意してください。

またこれは知らない方が多いので、あえて説明します。
カウンター保守契約にて提供されるコピー機は購入してもリースでも感光体ドラムユニット(以下ドラム)は含まれません。保守契約を結んで貸与されるかたちとなりますので基本的に保守契約解約時にドラムは回収されます。
カラーコピー機の場合ブラック、シアン、マゼンタ、イエローの各色1個入っていますので購入するとなると、コピー機の購入代金より高くなる場合があり、ドラムの購入は現実的では有りません。

カウンター契約を解約してドラムが回収されて無くなってしまった場合、コピー機は使い物になりません。よってコピー機を使い続けるにはカウンター保守契約を続けるか新しいコピー機を導入するしかないのです。
とはいえ、保守契約中はドラムが消耗して交換が必要になったときには無償で交換してくれますので安心してください。

※感光体ドラムユニットとはコピー機の中心部分で、車で言えばエンジンになります。

コピー機の相場教えます！

新品でいわゆる業務用コピー機の場合、たいていリースで導入されますので今回は、あなたのオフィスで毎月に印刷する枚数(月間印刷枚数)に応じたコピー機と、そのコピー機を導入するにあたってかかる毎月の料金の相場をお教えします。
また、業務用コピー機には前項6でもお話した保守料金が別途かかり、たいていのコピー機は「カウンター保守」となりますのでこちらのカウンター料金の相場も合わせて説明しますね。

「カウンター保守」の詳細はこちら
「カウンター保守とはなんですか？」を御覧ください。

コピー機リース料金の相場はスペック・印刷速度で変わる

連続印刷の速度が速いコピー機ほどハイスペックな機種となり、リース料金は高くなります。
その分コピー機の作りもハードワークに耐えられるように作られていたりします。
車に例えるとエンジンの排気量によるスペックや価格の違いみたいなものです。1000ccの車が5万キロ位でダメになってしまっても、4000ccの車は10万キロ走ってもまだまだ元気だったりしますよね。

印刷速度でリース料金がかわると言われても、どれくらいの印刷速度のコピー機を選べば良いのかわかりませんよね？
実は、あなたのオフィスに適切な印刷速度のコピー機は、「３．コピー機選びの要、「印刷枚数」と「印刷速度」」で説明しました月間印刷枚数から割り出すことができるのです。

印刷速度と月間印刷枚数、リース料金の関係を表にしてみました。

機種ランク	低速機	低中速機	中速機	中高速機	高速機
印刷速度	15枚/分	20枚/分	30枚/分	40枚/分	50枚以上/分
推奨月間印刷枚数	500枚以下	500～2,000枚	2,000～3,000枚	3,000～5,000枚	5,000枚以上
リース料金相場 （月額）	6,000円/月～	8,000円/月～	10,000円/月～	15,000円/月～	20,000円/月～

※当社調べの市場の平均的な価格となります。

ご覧のとおり、高スペックのコピー機ほどリース料金は高くなりますがカウンター単価（1枚印刷あたりの料金）は安くなります。
リース料金が安いからと低スペックのコピー機を導入して大量に印刷した場合、カウンター単価が高めのため月々のランニングコストが高スペック機を導入した場合より高くなる事もあります。
これ、知らなくて後悔している方が多いんですよ！

例えば・・・
月々カラー1,000枚、モノクロ5,000枚を印刷するオフィスにて

低スペック機を導入した場合

リース料金：10,000円　　カウンター単価：カラー20円/枚・モノクロ2円/枚
カウンター料金：カラー1,000枚×20円＝20,000円、モノクロ5,000枚×2円＝10,000円
リース料金10,000円＋カウンター料金（カラー20,000円＋モノクロ10,000円）＝40,000円
ランニングコストは、月々40,000円となります。

高スペック機を導入した場合

リース料金：20,000円　　カウンター単価：カラー12円/枚・モノクロ1.2円/枚
カウンター料金：カラー1,000枚×12円＝12,000円、モノクロ5,000枚×1.2円＝6,000円
リース料金20,000円＋カウンター料金（カラー12,000円＋モノクロ6,000円）＝38,000円
ランニングコストは、月々38,000円となります。

※上記金額は一例です。お客様のご利用状況により差異のある価格をご提示する場合もございます。

このように印刷枚数が多いオフィスは高スペック機を導入した方がランニングコストが安くなります。
上の一例より印刷枚数が多い場合は、おわかりの通りもっとランニングコストに差が出ます！

なくては困るコピー機、業種やオフィスの規模により、ご利用状況や印刷枚数などは様々
月に100枚印刷しないオフィスもあれば、5,000枚10,000枚印刷するオフィスもあるでしょう。
月間印刷枚数によって、最適なコピー機のスペック、保守契約の内容(カウンター単価)はかわりますのであなたのオフィスに最適なコピー機を選びましょう。

あなたに最適なコピー機の選び方の・まとめ

月間印刷枚数を把握する。
起業・新規事業などで月間印刷枚数がわからない場合は、月間５００枚と想定する。

コピー・FAX・プリンタ・スキャナー機能に加え必要な機能を明確にしておく。

保守サービスの料金は当然、詳細な内容も把握しておく。特に自社保守は要確認！

見積もり・契約内（リース期間・月額リース料金・月額保守料金など）をしっかり確認する。

コピー機は、あなたのお仕事をサポートしてくれる言わばパートナーです。
ネットの情報も有用ですが、売れ筋ランキングだけで選ぶなど、
選び方を間違えてしまうと、業務効率が低下して業績にも影響を与えてしまうかもしれません。
とにかく、納得のいくまで販売店に相談して後悔しないコピー機＝パートナーを選びましょう。

その際は、是非サガスに相談してくださいね。